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Ozônio Brasil - Digitalização de Documentos, Organização de Arquivos e Destruição Segura de Documentos

Digitalização de Arquivo Morto/Inativo

As soluções Ozônio Brasil para adigitalização de arquivo inativo visam atender as necessidades do setor empresarial no gerenciamernto de espaço físico, na gestão documental, organização e compartilhamento da informação, assim como para a preservação das versões originais em papel.

Vantagens da Digitalização de Arquivo Morto/Inativo:

Digitalização: transformação do documento físico em PDFs leves e pesquisáveis (permitindo a localização automática de palavras). Remoção do sangramento da folha (manchas nas bordas encontrada em folhas antigas), reforço de contraste em letras apagadas (papel de fax, comprovantes bancários e etc.), agrupamento e ordenação por data dos documentos digitais.

Indexação: parte fundamental do processo. Permite a localização de um documento presente na coleção digital através da busca por palavras-chave: assunto, data, ou até mesmo o cruzamento de dois campos de busca (busca avançada).

Sistema de busca e armazenamento na Web: o sistema de busca no material indexado pode ser hospedado nos computadores locais da empresa ou na internet. A Ozônio oferece seus servidores para o armazenamento sem custo adicional.

Equipes Móveis: É instalado stands de digitalização de documentos na sede da organização contratante, caso haja impossibilidade da retirada do material. Em geral, a digitalização é realizada na sede da Ozônio.

Rastreabilidade por lote: classificamos as caixas box por lote e fazemos a referência à essa marcação na indexação eletrônica, facilitando não só o acesso ao arquivo digital mas também poupando tempo de busca quando for necessário a consulta no arquivo original em papel.

Acondicionamento Posterior dos Documentos em Papel
Após o processo de digitalização dos documentos, o material é acondicionado corretamente e organizado por pasta de arquivo, referenciada no sumário eletrônico. Isso possibilita que o documento original (em papel) seja facilmente encontrado caso haja necessidade.

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