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Ozônio Brasil - Digitalização de Documentos, Organização de Arquivos e Destruição Segura de Documentos

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Projetos em destaque

Organização dos documentos da Pernod Ricard S/A:

» Sobre: Pernod Ricard é um conglomerado francês que atua no ramo de bebidas alcoólicas. Em 2005 adquiriu a competidora britânica Allied Domecq plc, tornando-se a 3ª maior em vendas no mundo.
» Problema: acúmulo de documentos de diversas unidades operacionais, necessidade de regras de retenção de documentos, falta de padronização na forma de arquivamento dos setores, documentos não classificados e um prazo curto determinado para sanar esses problemas.
» Solução: triagem de grande quantidade de documentos prescritos e para a destruição segura, implementação das regras de temporalidade documental, padronização dos arquivos dos setores, criação de um repositório central e conclusão da organização dos documentos antes do prazo fornecido na proposta comercial. Após a conclusão a Ozônio foi chamada a dar continuidade ao trabalho através de contrato de manutenção.

Organização e Digitalização dos documentos da Dupont S/A:

» Sobre: DuPont é uma empresa americana e a segunda maior empresa química do mundo em termos de volume de capital, e a quarta em termos de receita. Tem sede em Wilmington, no estado do Delaware.
» Problema: necessidade de organização e digitalização de grandes quantidades de plantas em grande formato e documentos, em estado frágil e com prazo curto para a execução.
» Solução: implementação das regras de temporalidade documental, triagem e destinação para eliminação dos documentos prescritos, padronização dos arquivos, digitalização das plantas com êxito e conclusão da organização dos documentos antes do prazo fornecido na proposta comercial.

Organização dos documentos da Construtora RJZ Cyrela:

» Sobre: a RJZ Cyrela é uma das maiores incorporadoras e construtoras de imóveis residenciais do Brasil. Atualmente opera em 16 estados e 66 cidades no Brasil, além da Argentina e Uruguai.
» Problema: necessidade de regras de retenção de documentos, falta de padronização na forma de arquivamento dos setores, documentos não classificados e prazo curto para sanar esses problemas.
» Solução: implementação das regras de temporalidade documental, padronização dos arquivos dos setores, criação de um repositório central e conclusão da organização dos documentos antes do prazo fornecido. Após a conclusão a Ozônio foi chamada a dar continuidade ao trabalho através de contrato de manutenção.

Organização dos documentos da Fundação Roberto Marinho:

» Sobre: a Fundação Roberto Marinho foi criada em novembro no ano de 1977 pelo jornalista Roberto Marinho e pertence a Organizações Globo. Desenvolve projetos voltados para o ensino formal e informal, bem como projetos educacionais visando à preservação e à revitalização do patrimônio histórico, cultural e natural nos mais diversos pontos do Brasil.
» Problema: necessidade de catalogação e organização do conjunto de documentos a serem enviados para a guarda externa.
» Solução: catalogação, organização e preparação para guarda-externa e arquivo corrente dos documentos relativos a todos os projetos da Fundação.

Organização e digitalização do arquivo do Grupo Cobra S/A:

» Sobre: Grupo Cobra é uma multinacional espanhola, presente em 45 países e conta com mais de 30.000 funcionários. No Brasil conta com mais de 400 funcionários e receitas superiores à 100 M€.
» Problema: documentos de 14 empresas, pertencentes ao Grupo, necessitando de individualização, padronização no arquivamento, mais velocidade na consulta de documentos e espaço.
» Solução: organização de documentos de 14 usinas de transmissão de energia, individualização, ordenamento lógico, higienização do acervo, digitalização e disponibilização para consulta em servidor interno e sistema ozonioarquivo.

Digitalização do setor jurídico do Grupo Bradesco:

» Sobre: o Bradesco é um banco brasileiro e atualmente é o segundo maior banco privado do Brasil.
» Problema: o acúmulo de processos e documentos do setor jurídico do Grupo gerou excesso de papéis no espaço de trabalho e pouca sincronia entre o sistema de acompanhamento processual do setor e a real demanda.
» Solução: digitalização em alta velocidade, entendimento da sintaxe e lógica do sistema utilizado pelo Grupo e a criação de uma aplicação que possibilitou a importação em lote para o referido sistema.

Digitalização dos processos do Banco do Estado do Rio de Janeiro (BERJ):

» Sobre: o Banco do Estado do Rio de Janeiro (BERJ) é a instituição responsável pelo processamento da folha de pagamento dos servidores ativos e inativos do Governo do Estado do Rio de Janeiro. Em 2011 foi adquirido pelo Grupo Bradesco.
» Problema: após a aquisição do BERJ SA pelo Grupo Bradesco surgiu a necessidade de integração dos processos jurídicos do banco adquirido com o sistema de acompanhamento processual utilizado pelo departamento jurídico do Grupo.
» Solução: digitalização dos processos do BERJ e desenvolvimento de uma aplicação que possibilitasse a importação em lote pelo sistema utlizado pelo departamento jurídico do Grupo Bradesco. A solução prática possibilitou novos projetos, como o descrito abaixo.

Digitalização de documentos da Maués Advogados Associados:

» Sobre: Maués Advogados é um dos maiores escritórios de advocacia trabalhista do Brasil, contando com cerca de 150 advogados e atuação em diversos estados do país.
» Problema: acúmulo insustentável de papel, retrabalho na administração de prazos processuais e necessidade de substituição do sistema de gerenciamento do arquivo.
» Solução: digitalização de milhões de página, implementação dos módulos do ozoniojurídico para administração das pastas virtuais e controle de prazos.

Organização dos documentos dos Postos Ipiranga:

» Sobre: a Petróleo Ipiranga é uma empresa brasileira do ramo de combustíveis e pertencente ao Grupo Ultra, é a segunda maior empresa brasileira de distribuição de combustíveis e a maior de capital privado.
» Problema: necessidade de padronização e preparação para processo de auditoria e necessidade de identificação do acervo não digitalizado.
» Solução: padronização dos documentos jurídicos de todos os postos de gasolina da rede Ipiranga Produtos de Petróleo e preparação para processo de auditoria, identificação e sinalização da parcela do arquivo não digitalizado.

Digitalização dos prontuários médicos da Construtora Queiroz Galvão:

» Sobre: a Queiroz Galvão é um conglomerado industrial brasileiro oriundo do estado de Pernambuco. Presente em todos os estados brasileiros e em outros países da América Latina e da África, empregando cerca de 40 mil trabalhadores.

» Problema: necessidade de adequação do setor médico ao sistema de gerenciamento eletrônico dos demais setores da empresa.
» Solução: digitalização das fichas clínicas, exames complementares, laudos médicos e atestados, preparação da estrutura de código para importação na base da dados Oracle.

Gestão de documentos estratégicos da Vale Óleo e Gás:

» Sobre: A Vale é uma das maiores mineradoras do mundo. Brasileira, criada para a exploração das minas de ferro na região de Itabira, no estado de Minas Gerais em 1942 no governo Getúlio Vargas, a Vale é hoje uma empresa privada, de capital aberto, com sede no Rio de Janeiro.
» Problema: necessidade de integração de módulos de gestão de documentos das bacias hidrográficas no sistema da empresa.
» Solução: digitalização dos documentos, criação de módulos internos no sistema existente e criação de módulos complementares de interação.

Digitalização de atas da Fundação Real Grandeza (previdência social de Furnas):

» Sobre: Furnas Centrais Elétricas S.A., ou simplesmente Eletrobras Furnas, é uma empresa brasileira de economia mista subsidiária da Eletrobras. A Fundação Real Grandeza é a fundação de assistência e previdência social dos funcionários de Furnas.
» Problema: grande quantidade de documentos acumulados, falta de espaço, desgaste dos documentos (páginas amareladas e surgimento de fungos) e a necessidade de agilidade e praticidade na consulta.
» Solução: higienização, preparação e digitalização de milhares de volumes e criação de um sistema sob medida para consulta nos documentos digitalizados. A primeira experiência gerou uma renovação contratual prevendo a digitalização do dobro da quantidade do primeiro projeto.

Consulado Italiano:

» Problema: necessidade da transferência dos vistos italianos de determinadas cidades para outras unidades consulares.
» Solução: indexação completa e digitalização das pastas, criação de sistema de backup, criação do sistema de localização digital (as pastas passaram a ser encontradas com a digitação de palavras-chave) e preparação para o trânsito seguro destes documentos entre as unidades consulares. O projeto piloto no Rio de Janeiro foi replicado em Belo Horizonte e originou novos contratos.

Cia Fluminense de Refrigerantes (Fábrica da Coca-Cola):

» Problema: os livros históricos contendo as primeiras atas dos Conselhos Deliberativo, Executivo e Fiscal, com folhas em grandes dimensões, estavam se perdendo pela ação do tempo. A fábrica precisava de uma solução in loco para a digitalização deste material, dada a sua importância.
» Solução: montagem in loco de um bureau de digitalização com scanner de grande formato, captura das imagens em escala, restauração dos exemplares físicos danificados e geração de mídia original e backup. O projeto foi bem avaliado e resultou em novo contrato.

Coca-Cola - Matriz Brasil:

» Problema: o acúmulo de documentos sigilosos na área de trabalho e a necessidade de uma solução que agregasse velocidade, praticidade e segurança para a elimnação destes documentos.
» Solução: Coletas rápidas na sede da Empresa, destruição assistida (por um representante da Coca-Cola) e documentada em vídeo. O projeto piloto gerou novos contratos.

SENAC RJ:

» Problema: alto volume de processos e documentos na área de trabalho, lentidão na localização de documentos e falta de espaço.
» Solução: indexação e digitalização dos documentos, criação do sistema de consulta digital (onde as pastas passaram a ser encontradas com a digitação de palavras-chave) e preparação para o envio seguro dos documentos para o armazém de documentos da empresa. O projeto piloto foi aceito e originou renovações e novos projetos.

Momsen Leonardos e Cia:

» Problema: a necessidade da dissolução de uma grande biblioteca jurídica pertencente aos sócios da empresa.
» Solução: digitalização de milhares de livros, indexação dos volumes e preparação para a doação dos originais.

Mundivox Communications:

» Problema: a necessidade de uma solução para o acúmulo/geração de papel, que ao mesmo tempo reduzisse o tempo de localização dos documentos do setor de contratos.
» Solução: digitalização dos mais de 10.000 contratos de prestação de serviço da empresa, indexação e criação de um sistema de consulta distribuido e compartilhado, via servidor, pelos funcionários do setor.

SESC Nacional:

» Problema: os livros históricos contendo as primeiras atas dos Conselhos Deliberativo, Executivo e Fiscal estavam se perdendo pela ação do tempo. O SESC Nacional buscava uma solução que unisse a preservação com a rastreabilidade e possibilidade de recuperação das informações das reuniões no sistema de informação da empresa.
» Solução: higienização e digitalização dos livros históricos, restauração dos exemplares danificados, indexação e importação dos arquivos e metadados, em lote, para o sistema da empresa (incluindo o texto plano atarvés do recurso OCR).

Varig S/A:

» Problema: a determinação judicial do levantamento financeiro e contábil da massa falida da empresa em curto prazo e com a necessidade de organização prévia dos documentos.
» Solução: categorização e organização dos documentos, digitalização em escala produtiva e disponibilização em mídia indexada para o escritório jurídico/contábil responsável pelo levantamento da massa falida.

Faculdade de Medicina da UFRJ

» Problema: a Faculdade de Medicina da Universidade Federal do Rio de Janeiro foi criada pelo príncipe regente D. João, por Carta Régia, assinada em 5 de novembro de 1808, e o acervo histórico contendo as informações dos alunos matriculados na instituição estava se perdendo pela ação do tempo. A Faculdade buscava uma solução que unisse a preservação com a possibilidade de publicização destes documentos.
» Solução: digitalização do material histórico, indexação e criação de um sistema de informação baseado em interface web que possibilita a localização dos documentos por cruzamento de informações e sua visualização na íntegra. Após a conclusão do projeto, a mesma solução foi requerida por outras unidades acadêmicas da UFRJ.